DJ pikkujouluihin - järjestäjän muistilista
Hyvät pikkujoulut eivät synny siitä, että DJ painaa ensimmäisen bilebiisin soimaan heti ovien avauduttua. Illan pitää edetä luontevasti vastaanotosta ruokailuun, puheisiin, ohjelmaan ja lopulta tanssilattialle. Kun aikataulu, tekniikka ja vastuut sovitaan ennakkoon, järjestäjän ei tarvitse ratkoa niitä kesken illan.
1. Päätä, mikä rooli DJ:llä on
DJ voi vastata vain loppuillan tanssiosuudesta tai hoitaa musiikin koko tapahtuman ajan. Koko illan palvelussa sama henkilö voi soittaa vastaanoton ja ruokailun taustamusiikin, ajaa puheisiin sopivat mikrofonit, reagoida aikataulumuutoksiin ja nostaa energiaa ohjelman päätyttyä.
Kirjaa tarjouspyyntöön, milloin vieraiden on tarkoitus saapua, milloin ruokaillaan, mitä ohjelmaa on tiedossa ja mihin aikaan tanssiosuus alkaa. Näin DJ:n työaika ja kaluston rakentaminen voidaan suunnitella oikein.
2. Varmista puheet ja ohjelmanumerot
Pikkujouluissa on usein tervetulopuhe, palkitsemisia, videoita, kilpailuja tai esiintyjä. Selvitä etukäteen, kuinka monta langatonta mikrofonia tarvitaan ja mistä musiikki tai videot toistetaan. Jos esiintyjällä on oma tekniikkalista, se kannattaa lähettää DJ-palvelulle hyvissä ajoin.
Nimeä yksi henkilö, joka voi illan aikana kertoa DJ:lle muutoksista. Kun ohjeet tulevat yhdeltä yhteyshenkilöltä, puheiden aloitukset, palkitsemismusiikit ja aikataulun siirtymät pysyvät hallinnassa.
3. Tarkista tapahtumapaikan tekniikka
Onko tilassa oma äänentoisto ja saako DJ kytkeytyä siihen?
Tarvitaanko erillinen tanssilattian äänentoisto tai subwoofer?
Missä DJ-piste sijaitsee ja mahtuuko sen ympärille valokalusto?
Onko savukone tai haze sallittu paloilmoittimien vuoksi?
Milloin tavarat saa tuoda sisään ja koska ne pitää purkaa?
Onko tilassa meluraja tai tietty lopetusaika?
Valot vaikuttavat pikkujoulujen tunnelmaan lähes yhtä paljon kuin musiikki. Tanssilattian liikkuvat valot tekevät loppuillasta energisen, kun taas tunnelmaspotit voivat nostaa yrityksen värit tai tilan arkkitehtuurin esiin jo vastaanoton aikana.
4. Anna musiikille suunta, älä lukitse koko iltaa
Kerro henkilöstön ikäjakauma, toivotut tyylit, yrityksen omat klassikot ja kappaleet, joita ei haluta kuulla. Muutama vahva esimerkki auttaa enemmän kuin neljän tunnin tarkkaan järjestetty lista. DJ:n kannattaa saada reagoida siihen, mikä juuri sinä iltana toimii.
Jos porukassa on eri-ikäisiä vieraita, musiikki voidaan rakentaa tutummista hiteistä kohti uudempaa tai rohkeampaa bilemusiikkia. Tärkeää on, ettei tanssiosuus ala liian kovaa eikä tunnelma katkea kesken illan pitkään ohjelmanumeroon.
5. Tee viimeinen tarkistus viikkoa ennen
Vahvista lopullinen aikataulu, yhteyshenkilön numero, lastausohjeet, mikrofonien määrä, erikoistoiveet ja arvioitu vierasmäärä. Tarkista myös, kuka antaa DJ:lle luvan aloittaa tanssiosuuden ja voiko soittoa jatkaa sovitun ajan yli lisätunnilla.
Kun nämä asiat ovat selvillä, DJ voi hoitaa oman osuutensa itsenäisesti. Järjestäjän tehtäväksi jää nauttia illasta ja varmistaa, että henkilöstö löytää tanssilattialle.
Kerro pikkujoulujen päivämäärä, paikka, vierasmäärä ja alustava aikataulu. Rakennamme DJ- ja tekniikkakokonaisuuden tapahtuman mukaan.